Creación De Una Aplicación Web Para La Gestión De Conocimiento De Procesos Contables Y Soluciones Dadas A Sus Incidentes
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Universidad Tecnológica ECOTEC
Resumen
La presente propuesta tecnológica se realizó para resolver la problemática que
tiene el Grupo Difare con el manejo de tickets por incidentes contables, sobre todo
por descuadres de interfaces contables (asientos) llegando a promediar hasta 130
por mes, produciendo un retraso en los ejercicios de cierre de mes y produciendo
incumplimiento en entrega de informes a entes tributarios.
Todo el levantamiento de información e investigación se hizo a través de una
metodología descriptiva para conocer la situación actual del departamento de
contabilidad y el equipo de soporte de segundo nivel del área de TI, recabando
testimonios, documentos, procesos del día a día y realizando encuestas.
Como parte de la solución se crearon diseños de estructuras para almacenar
datos y de formularios para ingresar y consultar información con la usabilidad que
más se adapte al usuario, se realizaron revisiones y pruebas de funcionamiento
buscando el algoritmo de machine learning que más se ajuste a lo que requería el
proceso.
Se realiza el desarrollo de una aplicación web para el equipo de segundo nivel, la
cual registre y almacene todo el conocimiento de los diferentes procesos
contables, sus incidentes y soluciones, tanto de manera funcional y técnica,
permitiendo al usuario interactuar a través de una interfaz clara, flexible y
amigable.
Además, esta aplicación nos provee la búsqueda de la solución más cercana a
cada uno de los incidentes futuros a través de una opción asistida por un algoritmo
de aprendizaje automático de árboles de decisión, el cual nos permite clasificar el
incidente en una de las distintas soluciones dadas.
Descripción
En la actualidad existen muchas novedades en la ejecución de interfaces
contables, siendo en su mayoría los mismos errores todos los días.
El equipo de segundo nivel se encarga de darle solución a todos los
incidentes que generen todas las aplicaciones de la entidad, son desarrolladores
que saben un poco de todo y sin especializarse en ningún tema en específico. Esa
falta de conocimiento hace que el equipo se demore mucho tiempo en preguntar,
investigar y empaparse de un tema. Lo que en el caso de las interfaces contables
es muy crítico porque internamente afecta la calidad del nivel de servicio y los
indicadores de gestión de incidentes y externamente pone en riesgo el
cumplimiento de la presentación del informe, lo que conllevaría a acarrear una
sanción.
En este contexto, el grupo DIFARE, pretende reducir el tiempo en atención
de incidentes en procesos contables, para ello requiere una herramienta
tecnológica que permita brindar una descripción detallada de cada uno de los
procesos, las soluciones que se le hayan dado a estos y ofrecer una solución lo
más cercana posible para resolver el incidente que se presente.
Ante esta situación, nace la propuesta de la implementación de una
aplicación web desarrollada con base en los conocimientos que otorgue el
departamento de contabilidad y a la experiencia en atención que ofrezca el equipo
de soporte de segundo nivel, con la utilización de herramientas libres y con
metodologías agiles que permitan llevar de una mejor manera la atención de
errores en los procesos contables por parte del equipo de soporte de segundo
nivel.