Implementación de un sistema de información web para el control de documentos académicos de la Facultad De Ingeniería De La Universidad Ecotec
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Universidad Tecnológica ECOTEC
Resumen
El sistema de control documental digital es parte primordial en cualquier Universidad
o empresa que necesite almacenar y consultar documentación. El presente
proyecto pretende satisfacer esta necesidad usando buenas prácticas y
metodologías que permitan servir como inicio para la automatización de este
proceso usando tecnología actual. Para esto se identificaron funcionalidades en
común entre los procesos investigados.
El proyecto inicia consultando con los docentes encargados de cada área y los
alumnos quienes comentan la problemática que tienen y las expectativas de una
herramienta que permita la automatización de este proceso.
Se incluye la generación de reporte que permite visualizar rápidamente el
cumplimiento de las solicitudes de documentos para ayudar con el control en forma
ágil. Es importante destacar que el software permite la estandarización de los
documentos solicitados mediante restricciones de formatos y uso de plantillas.
La metodología de desarrollo utilizada es scrum apoyado por herramientas como
trello y la integración continua de gitlab. Esto dió como resultado un software que
mejora el control en el proceso de almacenamiento de documentos.
Descripción
La facultad de Ingenierías de la Universidad Ecotec como parte de sus procesos
documenta todas las actividades que realizan los estudiantes respaldándolas en
sistemas de repositorio de documentos como Google Drive.
Al ser esta una tarea cíclica y sensible para automatización, se pretende
implementar un sistema web que permita subir la documentación de forma
centralizada, al mismo tiempo se pretende agilizar la revisión del cumplimiento de
fechas de entregas manteniendo un flujo de comunicación eficiente y relevante
sobre la gestión entre alumnos y docentes, esto se lo realizará creando un
repositorio con los formatos al alcance del alumno.
Dentro de las políticas de calidad de la Universidad Ecotec una actividad prioritaria
es la de aplicar mejoras continuas por lo que contar con el sistema propuesto en el
presente trabajo evitará que el personal realice tareas repetitivas, optimizando su
tiempo, al mismo tiempo que permitirá a los alumnos estar informados de los
formatos y fechas de cada gestión.
La digitalización de los documentos permite evidenciar, controlar y proporcionar
acceso a los mismos de manera inmediata, facilitando su administración, el
cumplimiento de los tiempos asociados a los procesos y evitando la duplicidad de
información o la demora en la búsqueda de un documento.